نکاتی در مورد نامه نگاری به زبان انگلیسی

نمونه ای از نامه های  رسمی، نامه های اداری است که هر کدام بسته به نوع تجارت، انواع و هدف های متفاوتی دارند. یک نامه اداری در ایمیل شما باید دارای اجزاء زیر باشد:  

1-موضوع(Subject line)  

هر نامه اداری با هر هدفی هم که نوشته شده باشد باید در ابتدای نامه هدف را واضح و دقیق بیان کند. این بخش را در نامه  موضوع نامه می نامند. فرضا موضوع نامه می تواند پیام تبریک و یا تبلیغ محصولی باشد و یا مثلا به صورت Congratulations on Promotion، New Sale  بیان می شود. 

2-اطلاعات تماس (Contact information)

در یک نامه اداری حتما اطلاعات تماس شامل نام کامل شماره تماس، آدرس و ایمیل اشاره شود. این اطلاعات معمولا در بالای صفحه می آیند و در زیر آن معمولا اطلاعات شخص گیرنده و تاریخ قرار می گیرد. در پایین صفحه معمولا اطلاعاتی مثل signature قرار می گیرند.

3-سلام و احوال پرسی (greeting)

در ابتدای نامه باید نوعی ادای احترام مطرح شود. البته باید دقت داشته باشید که اسم و لقب مخاطب را بدرستی بنویسید. در واقع این همان heading است. مانندب  .Dear Dr. Firas برای مخاطب قرار دادن دیگران از عناوینی مثلا آقا Mr. ، خانم متاهل Mrs. ، خانم مجرد Miss.،برای خانم ها با وضعیت تاهل نامشخص Ms.، آقایان بیش از دو نفر Messers. استفاده کنید. همچنین، استفاده از عناوین ویژه ای مثل  دکتر Dr.، پروفسور Prof.، کاپیتان Capt.، سرگرد Maj.، سرهنگ Col.، ژنرال Gen. ، لرد Lord، بانو Lady و  را  برای مواقعی استفاده کنید که نام دریافت کننده نامه را نمی دانید. پس از این عبارت، و نام شخص و یا شرکت را ذکر کنید. در ادامه آن، شماره آپارتمان، نام کوچه، نام خیابان اصلی- جاده، شهر یا شهرک به همراه کدپستی  را ذکر کنید.
 

4-مقدمه کوتاه ( a Brief Introduction)

داشتن یک مقدمه کوتاه نه تنها مودبانه است بلکه می تواند نظر مخاطب را به خود جلب کند. یک شروع خوب می تواند مقدمه خوبی باشد برای اینکه متن اصلی ایمیل را شروع کنید، باشد. برای مثال می توانید از عباراتی مثل Good Day. I hope you are well استفاده کنید. 

5-هدف اصلی از نوشتن نامه(The main purpose of the letter)

این بخش متن اصلی نامه و هدف شما از نوشتن نامه را نشان می دهد متن اصلی نامه نباید بیش از یک صفحه باشد. متن اصلی نباید بیشتر از یک صفحه باشد چون قطعا خواننده نامه را خسته می کند. پس باید، به زبان خلاصه و خیلی دقیق موضوع اصلی نامه را بیان کنید. در صورتی که شما در حال نوشتن یک متن ایمیل و نه یک نامه اداری هستید، متن نامه باید کوتاه تر باشد.  این در واقع the body of letter است.

6-پایان نامه (closing)

همیشه در پایان نامه برای قدردانی جمله ای نوشته می شود. بعضی عبارات پایانی رسمی و برخی دیگر غیر رسمی هستند . بسته به نوع نامه عبارات رسمی و غیر رسمی در پایان نامه استفاده می شوند. برای مثال عباراتی مثل Regards،Sincerely جز پایان های رسمی و عباراتی مثل Best جز پایان های  غیر رسمی هستند.

باید توجه داشت که حرف اول این عبارات باید با حرف بزرگ نوشته شده باشند. نامه های رسمی و اداری باید روشن و واضح باشد. زیرا وجود هر گونه اشتباهی در استفاده از از واژگان سبب می شود تا ایده غلطی را به مخاطب انتقال دهند و از هرگونه سوء تفاهمی اجتناب می شود.

 

7-امضا (signature )

در پایان نامه معمولا امضا ارسال کننده که شامل نام فرستنده نامه  است، آورده می شود. اشاره به نام خود در پایان نامه کافی است.

نکاتی که باید به آن توجه کرد این است که اگر در ابتدای جمله:
• از عبارات احترام آمیز مثل Dear Sir یا Dear Madam  استفاده کردید، عباراتی مثل  عبارت Yours Faithfully در پایان خواهد آمد.
• اگر نامه با عباراتی مثل Dear Ms. / Dear Mrs. / Dear Mr. شروع شود، باید در پایان جمله عباراتی مثل Yours Sincerely استفاده میشود.
• همیشه از عباراتی مثل Yours Faithfully برای مخاطبانی که اسم ان ها را نمی دانید و برای زمان نامه نوشتن برای ارگان هایی مثل  مراکز درمانی،مراکز نظامی، مراکز آموزش عالی، دانشگاه ها و … هستید، استفاده  کنید.
زمان ارسال : 19:15:29 ~~~ 1398/10/22
گروه مطلب : آموزشی